顧問サービスの紹介（監査レポート）
当事務所の独自の顧問契約サービスの一つをご紹介したいと思います。
なかなか顧問契約ってどんなことしてるの？とイメージが湧きにくいところもあると思いますので、それが少しでも理解頂ければと思い、実際に当事務所で行っている取り組みを具体例を使用してお伝え致します。
監査レポートの作成
顧問契約を頂いているお客様とは毎回の面談後に報告書兼議事録を作成し、共有しています。
説明するよりもまず、実際どういうものかをある程度具体的に記したものを以下に上げさせて頂きます。
こういったものをお客様ごとに、実際訪問して面談した後にどういった事があったのか、どういう相談を受けたのか、次回以降に向けてどういったことをしなければいけないのか等々を記録し、保存します。
この監査レポートについては、こちらが作成した後pdf化してグーグルドライブの共有フォルダに保存し、お客様側においてもいつでも過去の分含めて見られるようにしております。（場合によっては印刷してお渡しします）
監査レポートを作成する意義・効果
この監査レポートを作成するのにはいくつかの目的があります。
箇条書きにしてみると以下のようなものになります。
・備忘録としての機能
お客様からは毎回面談すると色々なご相談を受けたり、資料をお預かりすることがあります。
相談をお受けした場合、こちらにとっては宿題として忘れず把握しておく必要がありますし、お客様にとってもちゃんと税理士に伝えたという記録が残ることになります。
要は言った言わないをお互い防ぐという意味合いが強いです。
トラブルを未然に防ぎ、お互いが良好な関係を築くためにも必要なことだと思っております。
また資料の預かりに関しても、しっかりと何を預かって、お返しするときにも漏れが無いかを把握する目的もあります。
・過去の記録の確認
備忘録と意味合いは被りますが、過去の記録を見直すためにも利用します。
お客様ごとに決算月やその月ごとにやらなければいけないことは異なります。
こういうときに監査レポートの前年の同じ月に何をしていたか？と先月訪問時には何をしていたか？などを確認してからお客様のもとへ訪問するように準備しています。
例えば今月４月に訪問するとして、去年の４月には何をしていたか？（どういった資料を預かっていたか？・どういう相談を受けたか？・決算対策はどういったものを行ったか？など）を確認することで、漏れなくスムーズに業務を行うことが出来ます。
このように記録を取りそれを見返さないと、曖昧になる部分も出てきますのでそれを防ぐために行っています。
・報告書としての機能
税理士に顧問契約してもらってるけど何してもらってるかよく分からないという声も聞くことがあります。
実際お客様のもとへ訪問し、会計ソフトや資料をにらめっこしている時にも様々なことを検討しながら確認作業を行っています。
細かな論点などを小難しく言ってもキリがありませんが、重要な論点というのはしっかりとお客様に説明し確認して頂く必要があります。
サービスを受けるお客様がどういったサービスを受けているかというのをある程度把握するというのは、お客様の満足度にも繋がってくるものだと考えております。
記録に勝る記憶無し
人は忘れる生き物です。
ちゃんと記憶していると過信してうっかりミスをしてしまうということは往々にしてあり得るので、人に記憶は曖昧なものだとしっかし認識して、それを防ぐ手立てを取っておくということが重要だと考えます。
チェックリストの記事でも同じような内容に触れましたが、仕事に慣れてくるほど（ベテランになるほど）こういった手間がかかることは省きがちです。
自分の能力や記憶を過信せずに、基本に忠実に仕事を行うことがとても重要だと感じます。
まとめ
以上当事務所の取組の一つをご紹介させて頂きました。
意外と同業の方などと話していても、こういったちゃんとした議事録的なものは作成していない方が多いなという印象です。
税理士側が自分で見る用にメモ書きやタスク管理的なもので残しているとは思いますが、お客様に報告書の形として見て頂けるようにしているのは中々無いサービスで差別化ポイントなのかなと思います。
顧問契約をするにあたりパートナーとして最も大切なのは信頼関係であると考えており、信頼関係というのは一朝一夕では形成されず、日々のこういった取組を手間を惜しまずに行っていくことがとても重要なことだと理解しております。