FAXを使わない理由
事務所にはFAXを置いておりません。(複合機も含めて)
今回はそのFAXについてのお話です。
FAXを使った業務
事務所を開業して1年以上経過しましたが、FAXを使ったのは片手で数えられるほどです。(税理士会・役所関係)
この間税理士会のキャラクターにちぜいくんのぬいぐるみが有償配布されるとのことで、その申込がFAXのみだったので仕方なくコンビニからFAXを送りました。(50円と意外とかかる…)
ただ勤務時代はバリバリにFAXを使用しておりました。
FAXしか無理だというお客様も一定数いましたが、ほとんどは単に今まで通りの仕事のやり方を続けていただけの結果、未だにFAXを使っていたというのが大きいのかなと思います。
銀行さんなどでも以前に決算書をメールでは受け付けられないのでFAXでお願いしますと言われ、わざわざデータの申告書を紙に印刷してFAX送って即シュレッダーとかいう物凄く無駄なことをした覚えがあります。
FAXなしで仕事はできるのか
そんな勤務時代には普通に使ってたFAXですが、独立開業する前段階からFAXは置かないと決めていました。
シュレッダーを置かない理由も同様ですが、自分の事務所ではペーパーレスを徹底したいと考えていたので、そのため最初の段階からそういったものは省こうとしました。
実際上にも書いたとおり、FAXを使ったのは数えられるほどでお客様とのやり取りに限ると一回も使用しておりません。
お客様とのFAXを使用していたやり取りとしては、かんたんな資料・文章の送付が主でした。
今だと皆さんスマホを持っていますし、それで写真を撮ってチャットやメールで送ってもらえればすぐに送れます。
顧問のお客様についてはクラウドでデータ共有していますので、そこに保存するだけでもお互いにどこでもすぐに見ることができる状態になります。
なのである程度ITリテラシーがある方ですと、お互いに便利に効率よく仕事を行うことができると思います。
バランスは大事
ただいくら便利になるからと行って押し付けはいけないと思っております。
申告書データなどもクラウドで共有保存しているので、いつでもお客様側で見れますが、見る方法がわからなければ意味がありません。
グーグルドライブを開いて共有フォルダ開くだけですとやり方を見せながら説明しても、これでは分からない人も実際いらっしゃるので、そういう方々には柔軟に対応しています。
他にも相続関係の業務になると高齢の方も多いので、アナログな対応もまだまだ必要なものと考えています。
お客様に応じてバランス感覚を見極めて、そのお客様にとって一番心地良い対応を心がけたいものです。