連絡に対する考え方

2023年6月9日2023年6月10日

普段の仕事を行う上で、お客様との連絡は欠かせません。

今回はその連絡に対しての私の考え方を書いていきます。

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連絡手段

今私が仕事で使う主な連絡手段はメールとチャットです。

メールはGmail、チャットはLineWorksとChatoworkを使っております。

FAXを使っていないのは以前の記事に書いた通り。

電話については、緊急時や電話の方が都合がいい場合に使うようにしていて基本優先的に使うことはしていません。(電話をあまり使わない・使いたくない理由はまた別記事にでも)

もちろんすべてのお客様がメールやチャットを使えるわけではない(相続のお客様など)ので、そこは柔軟に対応はしております。

メール・チャットをメインの連絡手段としているのはお客様と私の双方にとってベストな手段だと考えているからです。

メール・チャットはいつでも送ることができる、いつでも見ることができるというのが最大のメリットです。

顧問先の社長様などは常に忙しくしてらっしゃる方も多く、私自身もひとり税理士としてすべてのお客様に私が対応しておりますので、常に応対できる状態かと言われるとそうではありません。

仮に電話をかけるとどちらかが現場仕事中だったり、お客様対応中だったり、運転中だったりした場合、相手の時間を中断し奪うことになる可能性があります。

それがメール・チャットだとお互いが都合の良い時間に送ることができ、都合の良い時間に返信してもらえれば良いのです。

メール・チャットだとファイルの添付も容易に出来て、資料のやり取りもスムーズに済みます。

またやり取りがログとして残るというのも、この仕事においてかなり重要なポイントです。

上にも書いた通り緊急時には電話対応も致しますが、日常的に税理士に対して緊急を要する要件はそこまでないのではないかと思います。

私自身はメールやチャットでの連絡、HPからのお問い合わせにつきましては当日もしくは翌営業日までには必ず返信させて頂くようにしております。

こちらも何か別の仕事だったりお客様を訪問していたりするので常に即レスというのは出来かねますが、出来るだけ早い対応というのは心がけております。

データや資料管理もすべてクラウド上で行っておりますので、事務所に帰って資料を確認してからでないと返信できませんみたいなことは少なく、どこでも仕事ができる体制にはしております。

対してお客様においても、こちら側に返信をお願いする場面というのはあります。

例えば

・訪問日程などの日程調整の連絡

・不足資料などの催促

・会計内容などでの不明点の質問　　など

この仕事をしていると必ず行うやり取り(特に決算や確定申告時期)ですが、こういったことはこちら側だけで完結することが出来る話ではないので、お客様の協力が不可欠となります。

お客様の適正な申告のため必要なことで、期限もあることですのでやはりお客様側においても返信できる体制というのは整えておいて頂きたいです。(最低1日1回チェックするなど)

誤解のないように言いますと、別にお客様に即レスや当日中返信を求めているというわけではなく、仕事の都合なども考えて常識的な範囲内で対応頂ければそれで問題ありません。

繰り返しにはなりますが、しっかりとした税務申告を行うためには資料のやり取りなどお客様に協力頂かないと成り立ちません。

逆に言うとお客様の申告を適正にかつ期限内にしっかりとやるために、こちら側もお願いしている次第です。

実際に資料の提示をお願いしてもいつまで経っても返してくれない、連絡しても無視されて全く仕事が進まないという人はこの仕事をしていると一定数います。(私の今の顧問先ではいらっしゃいませんが)

連絡がまともに取れるというのは一緒に仕事をさせて頂く上での求める最低条件であります。

一度確定申告時期に新規の依頼があり、確定申告をお願いしたいとメールを頂き、こちらは当日中にすぐに返信したのですが、その次の相手からの返信が2週間近く後になってからでした。

新規の依頼だと色々と質問しなければいけないことも多く、一つのやり取りだけでこれだけ時間がかかっていてはとてもじゃないけど仕事にならず、こちらからお断りしたことがあります。

連絡して返ってこない状態というだけで結構仕事のリソースを割かれるものです。

お互いがスムーズに気持ちよく仕事をしていくためにも大切なことだと考えております。